Nel moderno mondo del business competitivo, tutte le organizzazioni si trovano ad affrontare nuove sfide in termini di produttività sostenuta e creazione della forza lavoro più impegnata. Ottenere l'output di destinazione in qualsiasi organizzazione dipende principalmente dalla coerenza del livello di produttività dei dipendenti.
Nell'ambiente aziendale odierno, nessuna organizzazione può raggiungere i massimi livelli di produttività, a meno che ognuno dei suoi dipendenti si impegni a migliorare i livelli organizzativi per la produttività. Ciò significa che i dipendenti contribuiranno alla crescita dell'azienda.
Sfortunatamente, alcuni proprietari di imprese tendono a fallire nel monitorare la produttività giornaliera dei loro dipendenti, e il risultato è che le loro prestazioni lavorative saranno dannose per la crescita del business e questa cosa non sarà in grado di essere rilevata e controllata.
Una cosa del genere potrebbe rovinare la capacità dell'azienda di raggiungere i suoi obiettivi. Ma grazie alla tecnologia e agli strumenti software per il monitoraggio della produttività dei dipendenti, le organizzazioni non devono aspettare programmi di valutazione delle prestazioni dei dipendenti di durata troppo lunga per sapere come stanno andando a lavoro.
Principali ragioni per l'utilizzo del software di monitoraggio dei dipendenti
Le e-mail sono la principale fonte di violazioni dei dati per le aziende perché i dipendenti devono scambiarsi informazioni attraverso la corrispondenza commerciale, quindi è fondamentale proteggere e tenere traccia dei dati quando si richiede di rispettare le leggi HIPAA, le richieste GRAMA e le normative FINRA.
Sul mercato sono disponibili alcune semplici soluzioni di sorveglianza e-mail che ti aiuteranno a monitorare le e-mail dei dipendenti per assicurarti che i dati critici non siano condivisi di proposito o inavvertitamente. I programmi di monitoraggio dei dipendenti includono le capacità di monitoraggio delle e-mail e altri strumenti per monitorare altre attività dei dipendenti mentre svolgono il proprio lavoro.
Un altro aspetto centrale del software di monitoraggio dei dipendenti è la capacità di verificare la propria attività durante l'utilizzo delle apparecchiature dell'azienda, quali laptop e desktop. Tali soluzioni saranno in grado di farti vedere quali siti web sono accessibili ai tuoi dipendenti, che sono i dipendenti che di solito scaricano file e quando connettono o rimuovono le unità USB.
Questi strumenti saranno anche in grado di avvisare l'utente quando vengono ricercate determinate parole chiave che richiedono preoccupazione dalla tua azienda e queste includono ricerca di lavoro, ricerca pornografica o ricerche relative a contatti competitivi.
I migliori strumenti per il monitoraggio del posto di lavoro ti offriranno un controllo amministrativo che ti consentirà di bloccare questo tipo di attività e di limitare l'accesso a siti Web inappropriati o non protetti. È possibile utilizzare con successo gli strumenti per monitorare il lavoro dei propri dipendenti per scoprire che cosa è un dipendente in questi giorni.
Cosa dovresti prendere in considerazione legalmente e tecnicamente parlando?
Il monitoraggio delle e-mail dei dipendenti può sembrare una violazione della privacy dei dipendenti, ma la Corte Suprema degli Stati Uniti ha decretato nel 2010 che è legale per le organizzazioni e le aziende monitorare le azioni dei dipendenti mentre sono al lavoro e mentre stanno utilizzando il business 'attrezzatura. Questo include cercapersone, laptop, unità USB e dispositivi mobili. I programmi per il monitoraggio dei log delle chiavi e per l'acquisizione delle password possono essere utilizzati anche in presenza di controversie etiche in merito al loro utilizzo.
È importante ricordare che il governo federale non pone restrizioni al monitoraggio di internet dei dipendenti. D'altra parte, ci sono alcuni singoli stati che mettono al primo posto la protezione.
Sempre più stati richiedono attualmente ai dipendenti di informare i propri dipendenti nel caso in cui la loro azienda monitora l'attività online dei dipendenti e ciò include sequenze di tasti ed e-mail. Tali notifiche possono essere divulgate all'interno del manuale del dipendente o come promemoria via email.
Modalità Stealth e modalità trasparente
Quando i datori di lavoro utilizzano questi strumenti di monitoraggio, possono scegliere di usarli in modalità invisibile o trasparente.
La modalità invisibile è anche nota come modalità silenziosa e ciò significa che i dipendenti non possono vedere il fatto che sono monitorati. Strumenti di monitoraggio di alta qualità verranno eseguiti inosservati e non rilevati dai dipendenti.
La modalità di sorveglianza trasparente consentirà ai tuoi dipendenti di vedere il programma di sorveglianza sui loro sistemi. Tale software richiede l'installazione su ogni singolo computer incluso il portale amministrativo. Questo non sarà facile come la modalità stealth dato che gli amministratori dovranno controllare ogni singolo report da ciascun sistema per vedere come stanno i dipendenti.
Come funzionano gli strumenti di monitoraggio?
Gli strumenti di monitoraggio dei dipendenti devono essere installati su più sistemi, inclusa una stazione centrale, nel caso in cui i datori di lavoro desiderino che non vengano rilevati dagli utenti. Affinché questo tipo di strumento funzioni correttamente, è necessario prima disattivare il firewall e verrà riattivato una volta completato il processo di installazione.
D'altra parte, è praticamente impossibile che il programma funzioni senza patch e programmazione aggiuntive per consentire al software di monitoraggio del PC di funzionare attorno al programma. Ciò buca un buco nel sistema di sicurezza e renderà la rete vulnerabile a tutti i tipi di malware, virus, spyware e così via.
Sii cauto con i virus travestiti
Dovresti essere consapevole del fatto che ci sono molti strumenti di sorveglianza dei dipendenti che sono in realtà virus mascherati e mentre possono darti keylogging e capacità di acquisire password, raccolgono anche i dati dietro le quinte e li vendono per violare il sicurezza dell'organizzazione. La maggior parte degli strumenti per monitorare l'attività dei dipendenti può aggirare il firewall, ma è comunque possibile che alcune minacce passino inosservate.
Distribuzione del software: cloud e on-premise
Un altro aspetto importante da considerare è il modo in cui si sta implementando il software. In locale è l'opzione più comunemente utilizzata e la maggior parte degli strumenti lo offre. Ciò ti consentirà di ospitare il programma e i dati raccolti nel tuo server. Questa soluzione richiede un po 'più di conoscenza dell'IT e può richiedere più tempo per la configurazione. Le soluzioni cloud, d'altra parte, sono più facili da gestire e possono essere configurate più rapidamente rispetto alla distribuzione locale.
Soluzioni che si adattano alle tue esigenze
Il software parentale e il software di monitoraggio sono due soluzioni che monitorano l'utilizzo del personal computer. Sono entrambi installati e utilizzati su un singolo computer, e non pongono le stesse minacce degli strumenti di sorveglianza della posta elettronica, ad esempio, che abbiamo già detto di aggirare i firewall.
Il software di monitoraggio e il software per i genitori sono dotati di opzioni aggiuntive progettate per prevenire attacchi informatici e strumenti per il monitoraggio di bambini e coniugi quando sono online.
Ci sono molte aziende che sono alla ricerca di software di posta elettronica e di app che monitorano i messaggi in uscita e in entrata per spyware, virus e Trojan.
C'è anche un software di crittografia e-mail in grado di proteggere i dati personali e le informazioni critiche quando viene trasmesso a destinatari di terze parti. Tali strumenti assicureranno che i dati sensibili siano accessibili e utilizzati solo da individui che hanno realmente bisogno delle informazioni, pur mantenendo il più sicuro possibile.
Ecco le cinque migliori scelte per monitorare l'attività dei dipendenti:
Teramind
Teramind fornisce un software che semplifica il processo di raccolta del comportamento degli utenti dei dipendenti sui PC al fine di identificare attività sospette, per monitorare l'efficienza e l'efficacia, per rilevare possibili minacce e garantire la conformità del settore. La missione di Teramind è quella di ridurre gli incidenti di sicurezza fornendo accesso in tempo reale alle attività degli utenti offrendo avvisi, allarmi, reindirizzamenti e blocchi degli utenti per mantenere business e organizzazioni il più sicuro ed efficiente possibile.
Il software è disponibile in entrambe le opzioni di implementazione on-premise e basate su cloud per soddisfare i requisiti di qualsiasi organizzazione.
Teramind può identificare con successo quali utenti sono più rischiosi per la tua azienda analizzando le tendenze nel loro comportamento. Puoi verificare quali particolari norme hanno violato e quindi istruirle al fine di prevenire futuri incidenti.
Con questo strumento, è inoltre possibile scrivere regole che reagiscono a qualsiasi attività dell'utente osservabile, ad esempio impedire l'invio di un messaggio di posta elettronica o avvisare quando viene stampato un determinato documento. Hai anche la possibilità di registrare e registrare tutte le attività, e riprodurle come un video e analizzare i metadati della sessione.
Per iniziare con il software devi seguire questi passaggi:
- Iscriviti gratuitamente al software di monitoraggio dei dipendenti di Teramind Basic Cloud.
- Installare gli agenti di controllo sulle macchine che si desidera monitorare e decidere su opzioni complete o part-time per il controllo.
- Devi personalizzare ogni avviso e le impostazioni di monitoraggio per adattare la piattaforma alle tue esigenze.
- È possibile accedere a tutte le funzionalità dalla piattaforma del software per funzionalità di monitoraggio esclusive che migliorano sia la sicurezza che la produttività.
HipChat
HipChat funziona piuttosto bene come strumento complementare per le piattaforme in stile WorkZone. Questo è uno strumento di gestione del tempo che è essenzialmente un programma di messaggistica istantanea costruito per i luoghi di lavoro. Sarai in grado di usarlo per configurare chat persistenti o comunicazioni 1-a-1.
Una delle sue funzionalità più utili è una cronologia completa della chat, e ora i dipendenti che hanno saltato una riunione su HipChat non dovranno più interrompere qualcun altro per aggiornarlo, dovranno solo rivisitare la sessione e sfogliarla rapidamente.
Questo software di monitoraggio del tempo è uno strumento importante per verificare le prestazioni lavorative quotidiane dei dipendenti e può rivelarsi un'opportunità per identificare quali strategie portano alla massima produttività.
WorkiQ
WorkiQ è uno strumento che traccia il comportamento del computer dei dipendenti e fornisce report sul tempo trascorso in applicazioni non produttive e produttive. La dashboard dello strumento fornisce immagini chiare che ti diranno quali dipendenti sono impegnati attivamente nel loro lavoro e quali sono continuamente distratti.
Questo strumento offre il potere di categorizzare tutti i tipi di attività, di tenere traccia dei processi in tutte le applicazioni e di confrontare il modo in cui i diversi utenti elaborano unità di lavoro simili. I dashboard di gestione offriranno i seguenti vantaggi:
- Individuazione di comportamenti improduttivi al momento dell'evento
- Individuare e premiare anche i comportamenti produttivi
- Confrontando la produttività effettiva dei dipendenti, inclusi il mix e la complessità dei dipendenti del lavoro
- Gestione dei lavoratori remoti
- Identificare i migliori risultati per essere in grado di replicare i loro processi nel tempo
- Migliorare la distribuzione del lavoro attraverso l'identificazione di abilità sottoutilizzate o dipendenti oberati di lavoro
DeskTime
DeskTime è un'app di monitoraggio del tempo semplice e sicura che ti consente di aumentare l'efficienza e la produttività della tua azienda. Utilizzando questo strumento, puoi monitorare l'attività quotidiana, le foglie malate, il lavoro straordinario e le vacanze dei tuoi dipendenti più facilmente. Sarai in grado di avere una visione chiara del flusso di lavoro del tuo team. Con DeskTime puoi tenere traccia delle app, degli URL e anche dell'ora offline e puoi anche accedere a dati dettagliati sui modi in cui i tuoi dipendenti utilizzano app e siti web e cosa stanno facendo quando non sono online.
Lo strumento offre le schermate automatiche e i tracker dei tassi di attività che ti permetteranno di seguire il tempo dedicato ai singoli progetti. DeskTime fornisce approfondimenti e report dettagliati per la fatturazione, e puoi usarlo per personalizzare facilmente, scaricare e inviare report CSV per dare ai tuoi clienti le informazioni più precise riguardo la quantità di lavoro e il tempo trascorso su tutti i progetti sviluppati dal business .
Puoi sorvegliare i team locali e remoti sia dal tuo cellulare che dal tuo desktop e in questo modo puoi risparmiare tempo osservando i rapporti sulla performance della tua attività mentre sei in viaggio. Il team di supporto dello strumento è disponibile tramite chat, posta vocale e anche e-mail. Il team di DeskTime segue gli standard di sicurezza del settore per proteggere le informazioni personali fornite.
asana
Asana è uno strumento che offre attività, progetti, dashboard e conversazioni per consentire ai team di spostare il lavoro in modo più efficiente dall'inizio alla fine. Puoi usarlo per vedere lo stato di avanzamento di qualsiasi progetto senza pianificare una riunione di stato o senza dover inviare e-mail. Con questo strumento, sarai in grado di utilizzare i campi personalizzati per tenere traccia di tutto ciò che è di grande importanza per te sia che si tratti di bug, candidati o lead.
Puoi organizzare i tuoi compiti in liste o schede condivise per tutte le tue riunioni, i tuoi programmi e le tue iniziative. Le sezioni e le colonne permetteranno alla tua personalizzazione di Asana di abbinare i tuoi flussi di lavoro e di aggiungere una struttura a tutti i tuoi progetti.
Sarai in grado di suddividere il lavoro di un'attività in parti più piccole o di dividere il lavoro tra più progetti e quando una singola attività diventa una grande e un'importante iniziativa sarai in grado di trasformarla rapidamente in un progetto.
I comportamenti dei dipendenti sono imprevedibili e con l'aiuto di questi fantastici strumenti sarete in grado di aumentare la loro efficienza sul lavoro e la produttività complessiva della vostra azienda. Naviga tra tutti e scegli il tuo preferito, in base alle tue esigenze. Garantiamo l'alta qualità di tutti gli strumenti di cui sopra per il monitoraggio dell'attività lavorativa dei dipendenti.
