6 software di gestione documentale per migliorare l'efficienza in ufficio

Si consiglia di: Il programma per la correzione degli errori, ottimizzare e velocizzare Windows.

L'avvento del cloud storage ha eliminato giustamente lo stress della gestione del lavoro di carta ingombra. Quindi, i datori di lavoro sono in grado di risparmiare tempo e, allo stesso tempo, migliorare il flusso di lavoro. Quindi, se stai cercando di ridurre il tuo utilizzo di documenti cartacei e migliorare l'efficienza, sei nel posto giusto. Questo articolo fornisce sei dei migliori software di gestione dei documenti tra cui scegliere.

I software di gestione dei documenti, altrimenti noti come Document Management Systems (DMS), sono programmi per computer, appositamente progettati per tracciare, ottimizzare e gestire documenti e flussi di lavoro, con gli obiettivi principali di ridurre il carico di lavoro e accelerare il flusso di lavoro.

Segui questo post per avere una visione completa di alcuni dei migliori strumenti disponibili per la gestione dei documenti.

Quali sono i migliori software di gestione documentale per PC?

1

eFileCabinet

eFileCabinet è probabilmente il principale software di gestione dei documenti oggi. È costruito per facilitare la memorizzazione, il recupero e la condivisione di file di ufficio. La funzione del software, tuttavia, va oltre la gestione dei documenti, poiché è anche dotata di strumenti di contabilità e gestione delle risorse umane.

eFileCabinet ospita due varianti di supporto: la versione desktop (compatibile con Windows 10) e la versione mobile, appositamente progettata per i dispositivi mobili.

Questo software di gestione dei documenti ospita una funzione nota come "cloud-view", che consente agli utenti di eseguire il backup dei loro file sul cloud, direttamente tramite la piattaforma del software. Con questo, gli utenti possono facilmente visualizzare ed estrarre i file tramite qualsiasi dispositivo, a condizione che tale dispositivo sia connesso a Internet.

Inoltre, eFileCabinet soddisfa ogni necessaria conformità del settore, tra cui SEC, HIPAA, FINRA e altri requisiti standard.

Inoltre, il software funziona perfettamente con SecureDrawer, una funzione di condivisione unica, che funge da piattaforma di condivisione file end-to-end tra te e i tuoi clienti. È in grado di integrarsi perfettamente con una varietà di software di terze parti come MS Outlook, firma elettronica, scanner, stampanti e altro ancora.

Lastl, . Il software di gestione dei documenti eFileCabinet offre sia servizi online che on-premise. Il software offre due settimane di prova gratuita ai nuovi utenti, dopo di che possono iscriversi a un piano a pagamento ad un prezzo iniziale di $ 15.

Scarica eFileCabinet

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OpenKM

OpenKM è, senza dubbio, uno dei software di gestione dei documenti più diffusi sul mercato. Si tratta di un software di gestione di livello enterprise estremamente versatile, progettato per eseguire le attività di ufficio, dalla gestione dei documenti all'automazione del flusso di lavoro alle funzioni amministrative.

Lo strumento è appositamente progettato per computer Windows. Tuttavia, è possibile accedervi tramite una serie di altri sistemi operativi desktop come Linux.

In sostanza, il software di gestione dei documenti ospita un insieme dinamico di moduli, che gestiscono l'intera gestione del software. Alcuni di questi moduli includono: fatturazione elettronica, firma elettronica, crittografia (per crittografia e decrittografia dei file), codice a barre, mail archiviatore e altro.

Inoltre, il design flessibile del software consente di integrarsi perfettamente con strumenti di office come AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office e altro ancora. Dispone inoltre di un sistema di autenticazione collegabile, che può essere collegato a database o server esterni come SQL, Oracle, MySQL e pochi altri.

Alla luce di quanto sopra, agli utenti viene offerta l'opportunità di ottimizzare l'intero flusso di lavoro per migliorare l'efficienza. Quindi, questo software di gestione documentale è visto da molti più come un software di project management che come un normale gestore di documenti.

OpenKM offre due piani di base per i nuovi utenti: OpenKM Community e OpenKM Professional . Il primo è disponibile gratuitamente (con funzionalità limitate), mentre il secondo, con funzionalità più potenti, è un piano a pagamento ed è offerto da un preventivo (prezzi personalizzati).

Per ottenere ulteriori informazioni sul sistema del software e sui requisiti di download, accedere al sito Web di download di OpenKM.

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3

Templafy

Templafy è probabilmente uno dei migliori software di gestione dei documenti sul mercato oggi. È uno strumento di utilità a tutto tondo, progettato per archiviare, recuperare e condividere in modo efficiente i documenti dell'ufficio. È una piattaforma basata su cloud che supporta tutte le forme di sistemi informatici e dispositivi mobili.

Per comodità, sono disponibili anche versioni designate per desktop (Windows incluso) e smartphone (app mobili).

Fondamentalmente, Templafy facilita l'archiviazione dei file e la collaborazione del team eliminando il convenzionale, disgiunto, processo di lavoro su piattaforme diverse.

Il software di gestione documentale semplifica tutti gli strumenti di lavoro essenziali, in particolare strumenti di generazione di documenti come MS Office, su un'unica piattaforma, offrendo così un flusso di lavoro unificato.

Inoltre, Templafy ospita un'interfaccia abbastanza navigabile, che lo rende ideale in ambienti di lavoro a bassa tecnologia, in quanto ogni membro del team è in grado di fornire feedback, condividere file e creare documenti con una facilità inimmaginabile.

Tutto questo viene convogliato attraverso un singolo feed, ed è monitorato dall'amministratore (datore di lavoro), per garantire ogni requisito e gli standard di qualità sono soddisfatti.

Infine, come la maggior parte degli strumenti di utilità durevoli, Templafy non costa poco. In effetti, è convenientemente uno dei software di gestione dei documenti più costosi sul mercato. È disponibile a un tasso di abbonamento fisso di $ 355 al mese. Tuttavia, c'è un periodo di prova gratuito prima dell'abbonamento completo. Visita il loro sito ufficiale per ottenere maggiori informazioni.

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SutiDMS

SutiDMS, un prodotto di SutiSoft, è uno dei software di gestione documentale più completi sul mercato. È dotato di una serie di strumenti per la gestione e l'organizzazione di documenti, la condivisione di file, la conservazione di record e il miglioramento della collaborazione di gruppo.

Si tratta di un software online, basato sul Web, supportato a livello di dispositivi sia desktop che mobili.

Inoltre, SutiDMS include una serie di strumenti multifunzione, che includono un dashboard modificabile, una libreria di documenti, acquisizione di documenti OCR, più integrazioni (con MS Outlook, Gmail e Yahoo Mail), unione di file, archiviazione e conservazione dei documenti, firma elettronica e forum tra gli altri.

Il software funge fondamentalmente da storage definitivo, in cui è possibile conservare tutti i documenti e le funzionalità basate sul Web garantiscono l'accesso e il recupero dei documenti in qualsiasi momento.

Tuttavia, questo software di gestione documentale offre un prezzo aziendale, che è disponibile per preventivo.

Ci sono due piani inferiori: il piano Premium e il piano Professionale . Il piano professionale è progettato per un massimo di 10 utenti ed è disponibile al prezzo di $ 18 per utente (al mese). Il piano Premium, d'altra parte, è pensato per un'organizzazione di medie dimensioni con meno di 500 dipendenti ed è disponibile al prezzo di $ 20 per utente (al mese).

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FileHold

FileHold è una soluzione di gestione documentale completamente integrata, che incorpora diverse serie di funzioni per fornire agli utenti uno storage centralizzato e un processo di lavoro semplificato. Il software è uno dei pochi software di gestione dei documenti, appositamente progettato per Windows 10 PC e altre versioni di Windows (7/8 / 8.1). Tuttavia, è possibile accedervi anche tramite browser Web su computer Linux e Mac.

Le funzionalità del software sono classificate in "standard", "facoltativo", "personalizzato" e "scansione e imaging di documenti". Alcune di queste funzionalità includono acquisizione di metadati (codifica di documenti), calendario, moduli elettronici, firma elettronica, OCR (lato server), auto-riempimento, acquisizione SmartSoft e altro.

Inoltre, FileHold ospita la capacità di integrare con un set di software di terze parti come MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint e altro ancora. Tutto ciò facilita la memorizzazione, il recupero e la condivisione dei file, oltre al coordinamento del flusso di lavoro.

Infine, FileHold offre due piani tariffari di base; FileHold Express e FileHold Enterprise. Il piano Express è progettato per le piccole imprese con meno di 20 dipendenti, mentre il piano Enterprise è ideale per le organizzazioni più grandi o gruppi con più di 20 membri.

I tassi di abbonamento di entrambi i piani sono, tuttavia, disponibili solo per preventivo. È possibile inviare un'e-mail al team di vendita di FileHold per ottenere un preventivo per la propria attività.

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M-Files

M-Files è uno dei migliori software di gestione dei documenti disponibili oggi. È più significativo per la sua funzione di "analisi della duplicazione", progettata per proteggere gli utenti dalla duplicazione dei documenti. È un DMS basato su cloud; quindi, è supportato su desktop e piattaforme mobili.

Esistono anche versioni desktop designate (per Windows 10 / 8.1 / 8/7), nonché app mobili per dispositivi mobili selezionati.

Oltre a ciò, questo software di gestione dei documenti per Windows 10 ospita una memoria organizzata, in cui i documenti vengono opportunamente organizzati e salvati. Analizza le ricerche dei documenti correlando i nomi dei file con altri indicatori correlati come date e progetti. In quanto tale, il software è in grado di eliminare facilmente i duplicati.

Inoltre, la sua piattaforma unificata facilita l'efficienza del posto di lavoro migliorando l'assegnazione delle mansioni (dal datore di lavoro ai dipendenti), l'esecuzione e la consegna dei compiti (dai dipendenti al datore di lavoro). Il risultato finale è una maggiore produttività.

Inoltre, M-Files è un DMS flessibile, che può essere facilmente integrato con strumenti come MS Office e una serie di strumenti CRM come Salesforce. Questo lo rende ideale per praticamente tutti i tipi di attività commerciali. Inoltre, sono disponibili tre opzioni di implementazione di base, tra cui on-premise, cloud-based e hybrid (combinato).

M-Files offre una prova gratuita di un mese per i nuovi utenti, dopo di che possono essere facilmente aggiornati al piano aziendale, che viene offerto dal preventivo.

Scarica M-Files

Conclusione

Oggi, vi è un calo nell'utilizzo di documenti cartacei in tutto il mondo, con molte organizzazioni, scuole e istituzioni governative che preferiscono la praticità dello storage senza carta all'ingordigia di file e cartelle cartacei.

Quindi, vi è una domanda continua di software di gestione dei documenti standard e durevole. Per quanto riguarda questa domanda, abbiamo compilato alcuni dei migliori software di gestione documentale sul mercato, per facilitare il tuo processo decisionale, in merito a quale DMS impiegare per la tua azienda.

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