La reception è il volto e la voce di qualsiasi organizzazione. Un software di receptionist automatizzato semplifica l'intero processo di gestione dei visitatori. Che si tratti del cliente, del candidato o del cliente, per loro, l'addetto alla reception è il primo punto di contatto con l'organizzazione. Questo è il motivo per cui sono ugualmente importanti per un'azienda come l'HR o il dipartimento marketing.
Pertanto, un addetto alla reception è maggiormente responsabile di un'esperienza piacevole dal momento in cui il cliente chiama o entra nell'organizzazione. Tuttavia, gestire la comunicazione faccia a faccia, online e durante le chiamate, allo stesso tempo può essere stressante.
Varie mansioni d'ufficio come chiamare clienti, fatturazione, appuntamenti di pianificazione, ecc. Possono aggiungere al loro già impegnativo lavoro. Questo è quando un software di receptionist automatico viene a salvare.
Ecco una rapida lista di alcuni dei principali software di gestione del front office per una maggiore efficienza nel 2019.
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Vonage Business Solutions
Vonage Business Solutions, disponibile come app e download, aiuta a migliorare le comunicazioni aziendali. Questo software di ricezione automatizzato basato su cloud si integra facilmente con browser Web, smartphone e prodotti aziendali.
I sistemi di telefonia aziendale Vonage sono perfetti per le medie imprese che perfezionano il loro sistema di telefonia VoIP con dispositivi che funzionano su Internet.
Aiuta inoltre le aziende a connettersi al telefono, tramite messaggi di testo o tramite videoconferenza risparmiando molto tempo ai receptionist.
Le opzioni principali per annunciare, non disturbare o selezionare l'opzione per connettere dispositivi diversi su un interno. Gli account manager possono gestire le chiamate tramite il portale di amministrazione e valutare le registrazioni delle chiamate, modificare la visibilità della dashboard e altro ancora.
Possono inoltre visualizzare i dettagli di fatturazione e correggere i limiti di accesso remoto sul portale. Oltre alle soluzioni desktop, gli utenti possono anche scaricare la sua app mobile per un facile accesso. Può anche essere sincronizzato con Google, Outlook o CRM.
Prezzo: a partire da $ 19, 99.
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GoCanvas
L'inserimento dei dati e la gestione dei contatti sono uno degli aspetti cruciali del personale della reception. GoCanvas è uno dei migliori software di gestione del front office che aiuta gli utenti a terminare il proprio lavoro in pochi minuti.
Viene fornito con potenti funzionalità per le organizzazioni, aiutando gli utenti a creare e riempire moduli illimitati. Come bonus, gli utenti possono anche salvare dati illimitati.
Offre uno strumento di trascinamento della selezione che consente agli utenti di creare le proprie app mobili senza alcuna programmazione o programmazione. Consente inoltre agli utenti di acquisire immagini per controllare strumenti o monitorare i rinoceronti in un solo clic.
Inoltre, può aiutare a confermare un ordine di vendita semplicemente ottenendo una firma sullo smartphone.
La tela aiuta anche con i calcoli per stimare correttamente il prezzo dell'ordine. Cosa c'è di più? Mantiene gli utenti informati sull'attrezzatura o sulla posizione dei membri del team con il tracciamento GPS.
La scansione dei codici a barre in un clic, l'assimilazione senza soluzione di continuità dei pagamenti mobili e il caricamento del database dei clienti nelle sue altre app sono alcune delle sue altre caratteristiche degne di nota.
Prezzo: prova gratuita disponibile; la versione a livello aziendale parte da $ 45.
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Accogliente receptionist digitale
Greetly Digital Receptionist è un'app per il check-in dei visitatori che aiuta gli utenti a fare di più. L'amministrazione è una parte critica e complessa di qualsiasi organizzazione e semplifica Greetly il flusso di lavoro con l'automazione.
Dalla gestione della reception alla risoluzione delle riunioni o del programma di viaggio, questo software consente di semplificare tutto il multi-tasking e risparmiare tempo.
Questo software di gestione del front office intende risparmiare denaro e aumentare l'efficienza offrendo un elevato livello di personalizzazione. Funziona su un registro dei visitatori basato su cloud ed è sempre disponibile per una maggiore praticità.
Inoltre, invia avvisi istantanei tramite un messaggio vocale, e-mail, messaggi di testo o l'utilizzo di Slack.
Prezzo: prova gratuita di 14 giorni disponibile; parte da $ 99 / mese.
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Jive Voice
Jive Voice è un altro rec automatizzato basato su cloud e integrato
L'editor del dial plan visivo dell'app consente di configurare il sistema telefonico in modo sorprendente. Aiuta a creare pianificazioni anticipate utilizzando un dial plan personalizzato che viene abilitato automaticamente una volta lasciato l'utente. Gli utenti possono anche aggiungere saluti personalizzati mentre li aiutano ad aggiungere il programma per l'intera giornata in una sola volta.
Una delle sue altre caratteristiche principali è Find Me / Follow Me che consente agli utenti di indirizzare le chiamate in entrata a diversi telefoni in una determinata sistemazione. Questo aiuta i singoli utenti a creare un flusso di chiamate esclusivo passando al loro interno.
Prezzo: a partire da $ 19, 95.
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HootSuite
La gestione della reception non riguarda solo la partecipazione alle chiamate o la gestione dei visitatori. Ma si tratta anche di trovare e creare un database clienti e uno dei modi migliori per farlo oggi è attraverso i social media.
Hootsuite è senza dubbio uno dei software leader che aiuta gli utenti a gestire i propri social media in un unico posto. In questo modo si raddoppia come un software di gestione del front office competitivo che aiuta i receptionist a entrare in possesso dei social media.
Il software è progettato per risparmiare tempo aiutando gli utenti a pianificare i loro post social. Li aiuta a rimanere attivi sulle piattaforme di social media in ogni momento pianificando automaticamente molti dei post su tutti gli account social, in una sola volta.
Mantiene anche gli utenti aggiornati con i contenuti pre-autorizzati che il team può pubblicare. I dati vengono salvati nel file cloud preferito dall'utente.
Cosa c'è di più? Consente inoltre agli utenti di valutare l'effetto delle promozioni sui social media con report dettagliati. Inoltre, gli utenti possono anche cercare e filtrare le chat dei social media usando hashtag, parole chiave e anche posizione.
Gli utenti possono trovare conversazioni in diverse lingue. Questo li aiuta ad avere un'idea di ciò che gli altri stanno parlando del loro marchio, ecc.
Prezzo: disponibile per 30 giorni di prova gratuita; in seguito al prezzo di $ 5, 99 / mese.
Contrariamente alla credenza popolare, un addetto alla reception ha un sacco di cose da gestire. Dalla gestione dei visitatori, alla partecipazione alle chiamate dei clienti, alla programmazione di riunioni, pranzi o itinerari di viaggio, alla gestione del database dei clienti, c'è molto che deve essere fatto.
Questi sono alcuni dei migliori software di ricezione automatica che li aiuta a risparmiare tempo e a semplificare le cose. Quindi, inizia ad implementarli nel tuo business per aumentare la produttività.
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